1. Prepričani ste, da ste vi in vaši partnerji upravičeni do kandidature. To vključuje na primer pridobitev kode PIC, minimalno število let delovanja, iz katere države so vaši partnerji itd.
Pomembno: Organizacije se morajo prek spleta registrirati, da pridobijo kodo PIC in šele nato lahko ustvarijo e-prijavnico, zato se je priporočljivo čim prej registrirati.
2. Imate dobro sestavljeno ekipo partnerjev in pridruženih partnerjev. To zajema tako geografsko lokacijo, velikost, vrsto, izkušenost, poslanstvo kot projektne dejavnosti partnerjev ter, kaj bo vsak od njih prispeval k projektu.
Pomembno: Čeprav ni nujno, je priporočljivo imeti vsaj enega partnerja več od minimalnega zahtevanega števila. Če kateri od partnerjev odstopi od projekta, lahko nadaljujete brez njega, medtem ko se dogovorite o spremembi sporazuma z Izvajalsko agencijo EACEA.
3. Opredelili ste prednostne naloge – oziroma ste cilje projekta uskladili z najmanj eno in največ tremi od petih prednostnih nalog za projekte sodelovanja v okviru Ustvarjalne Evrope (podprogram Kultura): mobilnost, razvoj občinstva in krepitev zmogljivosti z digitalizacijo, novimi poslovnimi modeli ali izobraževanjem in usposabljanjem.
4. Projekt je skladen z lokalnimi, regionalnimi in/ali nacionalnimi prednostnimi nalogami. Geoffrey je dobro pojasnil, kako pomembno je to vprašanje, saj želi EU zagotoviti, da ne izpolnjuje samo svoje agende, ampak tudi agende na lokalni, regionalni in nacionalni ravni. Ni nujno, da je projekt povezan z vsemi tremi ravnmi ali s prednostnimi nalogami mest/regij/držav vseh partnerjev, je pa bistveno, da je povezan vsaj z eno od teh ravni pri enem partnerju projekta.
5. Vaš projekt ima jasno evropsko razsežnost, ki vključuje pojem evropske “skupne kulturne dediščine” (glej Pogodbo o EU) in je povezana z smernicami iz strategije Evropa 2020 (npr. brezposelnost, inovacije, podnebne spremembe, delovna mesta in znanje, več mladih v izobraževalnih programih). Poskrbite, da projekt geografsko pokriva evropsko celino ter izraža raznolikost in kompleksnost življenja v Evropi danes. Koristno je tudi, če se projekt nanaša na smernice, predvidene za Evropo prihodnosti.
6. Projekt ima jasen dolgoročni učinek v smislu, da bo “zapuščina” projekta “živela” tudi po zaključku in imela dolgotrajnejši vpliv. Jasno in s preprostimi besedami opišite, kaj je to in komu je namenjeno.
7. Jasno ste opredelili bistveno idejo projekta in cilje, ki bi jih radi dosegli. Poznate razliko med cilji in rezultati projekta, ki ste jih opredelili skupaj s partnerji (seveda v skladu z vsemi zgornjimi navedbami).
8. Sestavili ste dobro opredeljen in premišljen delovni program, iz katerega je razvidno, kako boste dosegli želene cilje, ki ste jih navedli.
9. Izdelali ste podroben proračun, ki natančno ustreza delovnemu programu in je bil dogovorjen in usklajen z vsemi partnerji, ki zato razumejo podrobnosti glede razporeditve sredstev, metode finančnega upravljanja, morebitnih težav z denarnim tokom in razreševanja sporov ter soglašajo z njimi. Priporočljivo je, da proračun pripravite v obliki, ki jo bodo zlahka razumeli vsi partnerji, in ga potem preoblikujete tako, da ustreza obrazcu za proračun v prijavi. Podrobnosti o proračunu in finančnem upravljanju so tudi osnova za sporazum o sodelovanju, ki ga morate predložiti v prijavi.
10. Veste, kako in koga boste obveščali o dejavnostih in rezultatih projekta. To je zelo pomemben del projekta, ki pa je pogosto zanemarjen na račun vsebine. Komunikacija in razširjanje obsegata 20 odstotkov vseh točk, ki jih lahko dosežete s prijavo. Dobro je razmisliti, kako se boste s partnerji lotili komunikacije, trženja in promocije na sodoben in inovativen način, zlasti v zvezi s prednostnimi nalogami, povezanimi z razvojem občinstva in krepitvijo zmogljivosti z digitalizacijo. Ne gre samo za promocijo vaših dejavnosti, ampak za zgodbo, ki bi jo radi o projektu povedali in vrednosti, ki jo bo prinesel.