Ali ste pripravljeni na prijavo dobrega evropskega projekta sodelovanja?

1. Prepričani ste, da ste vi in vaši partnerji upravičeni do kandidature. To vključuje na primer pridobitev kode PIC, minimalno število let delovanja, iz katere države so vaši partnerji itd.
Pomembno: Organizacije se morajo prek spleta registrirati, da pridobijo kodo PIC in šele nato lahko ustvarijo e-prijavnico, zato se je priporočljivo čim prej registrirati.

2. Imate dobro sestavljeno ekipo partnerjev in pridruženih partnerjev. To zajema tako geografsko lokacijo, velikost, vrsto, izkušenost, poslanstvo kot projektne dejavnosti partnerjev ter, kaj bo vsak od njih prispeval k projektu.
Pomembno: Čeprav ni nujno, je priporočljivo imeti vsaj enega partnerja več od minimalnega zahtevanega števila. Če kateri od partnerjev odstopi od projekta, lahko nadaljujete brez njega, medtem ko se dogovorite o spremembi sporazuma z Izvajalsko agencijo EACEA.

3. Opredelili ste prednostne naloge – oziroma ste cilje projekta uskladili z najmanj eno in največ tremi od petih prednostnih nalog za projekte sodelovanja v okviru Ustvarjalne Evrope (podprogram Kultura): mobilnost, razvoj občinstva in krepitev zmogljivosti z digitalizacijo, novimi poslovnimi modeli ali izobraževanjem in usposabljanjem.

4. Projekt je skladen z lokalnimi, regionalnimi in/ali nacionalnimi prednostnimi nalogami. Geoffrey je dobro pojasnil, kako pomembno je to vprašanje, saj želi EU zagotoviti, da ne izpolnjuje samo svoje agende, ampak tudi agende na lokalni, regionalni in nacionalni ravni. Ni nujno, da je projekt povezan z vsemi tremi ravnmi ali s prednostnimi nalogami mest/regij/držav vseh partnerjev, je pa bistveno, da je povezan vsaj z eno od teh ravni pri enem partnerju projekta.

5. Vaš projekt ima jasno evropsko razsežnost, ki vključuje pojem evropske “skupne kulturne dediščine” (glej Pogodbo o EU) in je povezana z smernicami iz strategije Evropa 2020 (npr. brezposelnost, inovacije, podnebne spremembe, delovna mesta in znanje, več mladih v izobraževalnih programih). Poskrbite, da projekt geografsko pokriva evropsko celino ter izraža raznolikost in kompleksnost življenja v Evropi danes. Koristno je tudi, če se projekt nanaša na smernice, predvidene za Evropo prihodnosti.

6. Projekt ima jasen dolgoročni učinek v smislu, da bo “zapuščina” projekta “živela” tudi po zaključku in imela dolgotrajnejši vpliv. Jasno in s preprostimi besedami opišite, kaj je to in komu je namenjeno.

7. Jasno ste opredelili bistveno idejo projekta in cilje, ki bi jih radi dosegli. Poznate razliko med cilji in rezultati projekta, ki ste jih opredelili skupaj s partnerji (seveda v skladu z vsemi zgornjimi navedbami).

8. Sestavili ste dobro opredeljen in premišljen delovni program, iz katerega je razvidno, kako boste dosegli želene cilje, ki ste jih navedli.

9. Izdelali ste podroben proračun, ki natančno ustreza delovnemu programu in je bil dogovorjen in usklajen z vsemi partnerji, ki zato razumejo podrobnosti glede razporeditve sredstev, metode finančnega upravljanja, morebitnih težav z denarnim tokom in razreševanja sporov ter soglašajo z njimi. Priporočljivo je, da proračun pripravite v obliki, ki jo bodo zlahka razumeli vsi partnerji, in ga potem preoblikujete tako, da ustreza obrazcu za proračun v prijavi. Podrobnosti o proračunu in finančnem upravljanju so tudi osnova za sporazum o sodelovanju, ki ga morate predložiti v prijavi.

10. Veste, kako in koga boste obveščali o dejavnostih in rezultatih projekta. To je zelo pomemben del projekta, ki pa je pogosto zanemarjen na račun vsebine. Komunikacija in razširjanje obsegata 20 odstotkov vseh točk, ki jih lahko dosežete s prijavo. Dobro je razmisliti, kako se boste s partnerji lotili komunikacije, trženja in promocije na sodoben in inovativen način, zlasti v zvezi s prednostnimi nalogami, povezanimi z razvojem občinstva in krepitvijo zmogljivosti z digitalizacijo. Ne gre samo za promocijo vaših dejavnosti, ampak za zgodbo, ki bi jo radi o projektu povedali in vrednosti, ki jo bo prinesel.

1. S partnerji se osebno srečajte in skupaj dogovarjajte o razvoju in sooblikovanju projekta. O nekaterih zadevah se je težko dogovarjati po e-pošti ali prek videokonference. Zlasti kadar sodelujete z novimi partnerji, boste na osebnem srečanju lažje spoznali njihov način vodenja, njihovo estetiko in želje. Druženje ob jedi je lahko koristno tudi pri sprejemanju odločitev in oblikovanju skupne vizije.

2. Prijave ne pripravljajte sami. Uspešnega projekta ne morete izvesti sami in to naj velja tudi za prijavo. Če za pomoč pri prijavi najamete zunanjega sodelavca, tudi od njega ne pričakujte, da bo lahko vse opravil sam.

3. Ne pozabite poudariti “evropske dodane vrednosti”. Čeprav se ta izraz v programu Ustvarjalna Evropa ne uporablja tako pogosto kot v predhodnih programih, je še vedno koristen za sporočanje, kaj nameravate doseči z evropskimi sredstvi, česar brez njih ne bi mogli. S tem izrazom je povezan tudi pojem evropska razsežnost, ki se nanaša na to, kako se lahko projekt (ali vsaj nekateri njegovi vidiki) okrepi na evropski ravni, kar lahko zadeva domet, fokus ali pomen. Čeprav se zdi očitno, mnogi prosilci v prijavi pogosto pozabijo poudariti oba omenjena vidika.

4.Pozanimajte se, koliko časa potrebujete za pridobitev potrebnih podpisov vseh partnerjev na dokumentih. Pogosto oseba, s katero sodelujete pri razvoju projekta, ni pooblaščena za podpisovanje različnih dokumentov, kot so pooblastilo, sporazum o sodelovanju, podrobni proračun, obrazci o finančni sposobnosti itd. Večje ustanove imajo zapleteno strukturo vodenja, zato lahko pridobitev podpisa traja dlje kot teden dni, v nasprotju z malimi organizacijami, v katerih je oseba, ki pripravlja projekt, tudi podpisnik. Pripravite načrt, ki predvideva nepričakovane zaplete, kot so potovanja, bolezni in druge vrste odsotnosti.

5. Izpilite poročila o dejavnostih organizacije in svoje življenjepise. Mogoče se vam zdijo najmanj pomemben del prijave, vendar so ključni za dokazovanje izkušenosti organizacije na področju projekta. Poročila o dejavnostih razkrivajo tudi evropske izkušnje in celo finančno zmogljivost organizacije (povedano drugače: kaj je bila organizacija sposobna doseči tudi z omejenimi sredstvi). Na podlagi tega, kako sposobni ste osvetliti, povzeti in promovirati pretekle dejavnosti, bo izbirna komisija presojala, kako boste za te vidike poskrbeli pri tem projektu v prihodnosti.

6. Napisali ste celovit, natančen in privlačen povzetek projekta. To besedilo bo EU uporabila v promocijske namene. Ko zapišete ime projekta, imena in države partnerjev ter nekaj besed o ciljih projekta, vam ne ostane več veliko prostora, saj je besedilo omejeno na 2000 znakov. Izkoristite vsako besedo!

7. Navedbe o predvidenih dejavnostih ali ciljih projekta podprite z jasnimi in konkretnimi primeri.

8. Delovni program naj bo čim bolj konkreten, vendar tudi prilagodljiv. Organizacija lahko npr. pod kategorijo “simpozij” uvrsti različne dejavnosti in se šele pozneje odloči, ali bo to konferenca ali delavnica.

9. Udeleženci razprave so pogosto omenjali težave zaradi nezanesljivih partnerjev, zato je prava rešitev za to: bodite zanesljiv partner. Bodite odzivni, hitro dostavljajte dokumente vodji projekta, izpolnjujte svoje obljube, dejavno prispevajte in sporočajte težave, dokler so še obvladljive. Večina organizacij ima premalo zaposlenih in je v časovni stiski, zato ne prispevajte k zaostankom!

10. Postavite si visoke, vendar uresničljive cilje. Sodelujoči so poudarili, da ne poskušajte opraviti vsega v enem projektu in ne obljubljajte preveč naenkrat. V prijavo ne zapisujte načrtov samo zato, ker dobro zvenijo, če jih vaša organizacija nima resnega namena uresničiti. Ne pozabite, da boste morali obljubljeno tudi izpolniti ali pa pojasniti projektnemu referentu EACEA, zakaj tega ne morete storiti.